Hydref 23, 2014
Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) wedi rhyddhau canllawiau newydd i sefydliadau sy’n ymwneud â marchnata uniongyrchol. Dyma 13 o nodweddion allweddol y canllawiau ac awgrymiadau ar sicrhau eich bod yn cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 1998 a Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (Cyfarwyddeb y CE) 2003 (PECR):
- Diffinnir marchnata uniongyrchol fel “cyfathrebu (drwy ba bynnag fodd) unrhyw hysbysebu neu farchnata a gyfeirir at unigolion penodol”. Mae'r diffiniad hwn hefyd yn berthnasol i farchnata electronig, sy'n dod o dan y PECR, ac mae'n cynnwys ffôn, e-bost, negeseuon testun neu alwadau awtomataidd.
- Dim ond gyda chaniatâd unigolyn y gellir anfon marchnata uniongyrchol. Rhaid i'r caniatâd hwn fod yn 'wybodus', sy'n golygu bod yn rhaid i'r unigolyn wybod beth yn union y mae'n cydsynio. Ni fyddai cuddio manylion y marchnata mewn polisi hir neu set o delerau ac amodau yn dderbyniol.
- O dan y PECR, mae'r amod caniatâd yn mynd ymhellach. Rhaid i unigolyn roi caniatâd clir a phenodol i'r ffurfiau cyfathrebu y bwriedir eu hanfon gan y marchnatwr. Felly, er enghraifft, ni allwch anfon cyfathrebiadau marchnata trwy e-bost neu neges destun os yw’r unigolyn wedi cydsynio i farchnata dros y ffôn (ac i’r gwrthwyneb).
- Nid yw’n ddiogel dibynnu ar ganiatâd ‘awgrymedig’ gan fod yn rhaid i’r unigolyn weithredu’n gadarnhaol, felly ni fyddai cofrestru ar gyfer gwasanaeth a rhoi’r manylion cyswllt angenrheidiol yn ddigon o reidrwydd (byddai’n dibynnu ar yr hyn a ddywedwyd wrtho a pha wybodaeth). a roddwyd iddynt wrth wneyd hyny).
- Yn yr un modd, dylid osgoi blychau sydd wedi'u gwirio ymlaen llaw ar wefannau.
- Ni ddylech ddefnyddio manylion a gafwyd gan sefydliad arall at ddibenion marchnata oni bai eich bod yn gwybod bod yr unigolion wedi cydsynio i drydydd parti gysylltu â nhw. Nid yw caniatâd dealledig neu ganiatâd tybiedig yn ddigonol.
- Yn yr un modd, ni ddylech roi manylion eich cwsmeriaid/tanysgrifwyr/defnyddwyr i drydydd partïon oni bai bod gennych ganiatâd penodol yr unigolion.
- Mae'r arweiniad yn cynghori eich bod yn cadw cofnod clir o gwmpas caniatâd yr unigolyn, pryd y'i rhoddwyd a sut y'i rhoddwyd. Dylech hefyd gofnodi pa wybodaeth a roddwyd iddynt er mwyn eu galluogi i benderfynu a ydynt am gydsynio ai peidio.
- Hefyd, yn hytrach na dileu eu manylion yn gyfan gwbl, dylech gadw rhestr sylfaenol o'r rhai sydd wedi optio allan neu wedi gwrthod yn benodol i dderbyn cyfathrebiadau marchnata. Bydd hyn yn eich helpu i osgoi camgymeriadau yn y dyfodol ac yn darparu tystiolaeth o ddymuniadau'r unigolyn.
- Nid yw'r rheolau ar farchnata uniongyrchol yn berthnasol i 'ymchwil marchnad'. Fodd bynnag, ni allwch osgoi'r rheolau trwy guddio gwerthu nwyddau neu wasanaethau fel ymchwil.
- Yn dilyn cais gan unigolyn i roi’r gorau i farchnata, rhaid i chi wneud hynny o fewn cyfnod rhesymol. Mae'r canllawiau yn awgrymu 28 diwrnod ar gyfer cyfathrebiadau electronig a dau fis ar gyfer cyfathrebiadau post.
- Prif bryder yr ICO yw galwadau diwahoddiad ac mae'n gofyn i'r llywodraeth newid y gyfraith i leihau lefel y niwed sydd ei angen i alluogi'r ICO i gymryd camau gorfodi. Lansiodd y llywodraeth ei hun ymchwiliad i alwadau a negeseuon testun niwsans ym mis Gorffennaf.
- Gall yr ICO roi hysbysiadau cosb o hyd at £500,000 am achosion difrifol o dorri’r rheolau hyn.
Gallwch gael mynediad i ganllaw'r ICO trwy'r ddolen isod. Mae'r erthygl hon er gwybodaeth gyffredinol yn unig ac nid yw'n gyfystyr â chyngor cyfreithiol. Os hoffech drafod y materion hyn ymhellach, cysylltwch â ni a byddem yn hapus i helpu.
Canllaw Marchnata Uniongyrchol -
www.ico.org.uk/for_organisations/sector_guides/~/media/documents/library/Privacy_and_electronic/Practical_application/direct-marketing-guidance.pdf
02920 829 100 
Masnachol: 13 Awgrym ar Farchnata Uniongyrchol
