Cwestiynau Cyffredin i Gyflogwyr: Gweithredu Gweithio Hybrid yn Barhaol

Hydref 5, 2021

Cwestiynau Cyffredin i Gyflogwyr: Gweithredu Gweithio Hybrid yn Barhaol

---

Yn ystod y pandemig COVID-19, gorfodwyd cyflogwyr i addasu eu busnesau dros nos i alluogi eu gweithwyr i weithio gartref yn unol â chanllawiau'r llywodraeth. Fodd bynnag, achosodd y newid sylweddol hwn newid yn y dull o weithio gartref ac o ganlyniad mae wedi arwain at lawer o gyflogwyr yn edrych i roi trefniadau gwaith hybrid neu waith cartref ar waith yn barhaol.

Fflur Jones yn nodi'r amrywiol ystyriaethau cyfreithiol a busnes ar gyfer rheoli gweithwyr sy'n gweithio gartref a gweithredu arferion gwaith hybrid.

A ddylai gweithwyr swyddfa barhau i weithio gartref?

Yng Nghymru, mae canllawiau Llywodraeth Cymru yn parhau i annog y rhai sy’n gallu gweithio gartref i wneud hynny. Mae disgwyl i gyflogwyr fod mor hyblyg â phosibl a gwneud addasiadau i sicrhau bod staff yn gallu gweithio gartref lle bynnag y bo hynny’n bosibl.

Yn Lloegr, nid yw canllawiau Llywodraeth y DU bellach yn ei gwneud yn ofynnol i weithwyr weithio gartref lle bo modd. Fodd bynnag, bydd angen i gyflogwyr gadw at fesurau diogelwch Covid-19 o hyd, er mwyn atal lledaeniad Covid-19 yn y gweithle.

Iechyd a Diogelwch

Pa rwymedigaethau iechyd a diogelwch sydd gan gyflogwyr mewn perthynas â gweithwyr cartref?

Mae gan gyflogwyr ddyletswydd i gymryd camau sy’n rhesymol angenrheidiol i sicrhau iechyd, diogelwch a lles eu holl weithwyr a darparu a chynnal system waith ddiogel. Mae'r ddyletswydd hon yn berthnasol hyd yn oed pan fydd eu gweithwyr yn gweithio gartref.

Rhaid i gyflogwyr gynnal asesiad risg addas a digonol o'r holl weithgareddau gwaith a gyflawnir gan eu gweithwyr, gan gynnwys gweithwyr cartref a gweithwyr hybrid, i nodi peryglon a lleihau maint y risg.

Os nad yw cyflogwr yn gallu cynnal asesiad risg llawn oherwydd COVID-19, dylai roi gwybodaeth i’w weithwyr ar weithio’n ddiogel gartref. Gallai hyn gynnwys gofyn i weithwyr gynnal hunanasesiad o'u gweithle a'u hoffer.

Wrth gynnal asesiadau risg, mae materion pwysig i gyflogwyr eu hystyried yn cynnwys:

• Gofalu am iechyd meddwl a chorfforol

• Offer a thechnoleg

• Cefnogi gweithwyr i addasu i weithio gartref

• Pennu disgwyliadau clir mewn perthynas â chyfathrebu, oriau gwaith, argaeledd ac ati

• Cadw mewn cysylltiad i sicrhau bod gweithwyr sy'n gweithio gartref yn iach ac yn ddiogel

A oes dyletswyddau ychwanegol lle mae gweithwyr yn defnyddio gliniaduron a chyfrifiaduron gartref?

Mae Rheoliadau Iechyd a Diogelwch (Offer Sgrin Arddangos) 1992 (Rheoliadau DSE) yn nodi dyletswyddau y mae'n rhaid i gyflogwr gydymffurfio â nhw mewn perthynas â phob gweithiwr neu berson hunangyflogedig sy'n gweithio iddynt sy'n defnyddio DSE yn gyson fel rhan sylweddol o'u gwaith arferol. Mae’r rhain yn cynnwys:

• Nodi'r risgiau iechyd a diogelwch i ddefnyddwyr DSE

• Lleihau’r risgiau a nodir i’r graddau lleiaf sy’n rhesymol ymarferol

Er mwyn lleihau'r risgiau a nodwyd, mae canllawiau HSE ar ddiogelu gweithwyr cartref yn nodi y dylai cyflogwyr ddarparu arweiniad a gwybodaeth am risgiau iechyd a diogelwch sy'n deillio o weithio gartref a dylent ofyn i weithwyr asesu risgiau mewn perthynas â materion DSE.

Mae'r HSE hefyd yn darparu defnyddiol ycklyn y gellir ei roi i weithwyr i helpu i leihau unrhyw risgiau a nodir.

Offer a threuliau

A oes angen i gyflogwyr ddarparu offer i weithwyr cartref eu defnyddio gartref?

Nid oes unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol ar gyflogwr i ddarparu'r offer angenrheidiol ar gyfer gweithio gartref neu waith hybrid.

Bydd angen gwneud penderfyniad felly am y cyfrifoldeb am ddarparu ac ariannu offer i'r rhai sy'n gweithio gartref. Os darperir offer, dylai cyflogwyr ystyried y gyfraith gyffredin berthnasol a dyletswyddau iechyd a diogelwch statudol.

Mae ACAS yn argymell cael polisïau clir ynghylch offer gwaith a thechnoleg, gan gynnwys sut y dylid adrodd am unrhyw faterion, sut y bydd defnydd yn cael ei fonitro, y rheolau diogelu data a seiberddiogelwch, a'r broses os caiff dyfais waith ei cholli neu ei dwyn.

Os oes gan weithiwr cartref anabledd, efallai y bydd angen darparu offer penodol (neu ad-dalu costau offer y cyflogai) fel addasiad rhesymol o dan adran 20 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

Oes angen i gyflogwyr dalu amdano unrhyw gostau gweithio gartref ychwanegol?

Mae’n bosibl y bydd gweithwyr cartref yn mynd i gostau uwch o ganlyniad i ddefnyddio eu gwres, golau a band eang eu hunain tra byddant yn gweithio gartref.

Nid oes unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol ar gyflogwr i ad-dalu treuliau a dynnir gan weithiwr sy'n gweithio o gartref. Fodd bynnag, efallai y bydd cyflogeion yn gallu hawlio didyniad yn erbyn incwm trethadwy ar gyfer rhai costau cartref a chostau teithio penodol. Er mwyn i draul cartref fod yn drethadwy, rhaid i'r gost gael ei hysgwyddo'n gyfan gwbl, yn gyfan gwbl ac yn angenrheidiol wrth gyflawni dyletswyddau cyflogaeth.

Os yw cyflogai’n bodloni’r gofyniad hwn, gellir hawlio’r didyniadau canlynol:

• Y gost ychwanegol o oleuo a gwresogi ystafell tra'n cael ei defnyddio ar gyfer gwaith.

• Cost fesuredig y dŵr a ddefnyddir i gyflawni dyletswyddau (os o gwbl).

• Costau uned galwadau ffôn busnes a chysylltiad rhyngrwyd busnes.

Diogelu Data a Chyfrinachedd

Sut y dylai cyflogwyr reoli'r risg gynyddol i ddiogelu data a chyfrinachedd?

Er ei bod yn anos rheoli diogelu data a chyfrinachedd pan fo gweithwyr yn gweithio gartref, mae'r dyletswyddau arferol i ddiogelu gwybodaeth gyfrinachol cyflogwyr a chleientiaid yn parhau i fod yn berthnasol.

Mae’n bosibl y bydd angen hyfforddiant penodol ar weithwyr cartref a gweithwyr hybrid ar eu rhwymedigaethau a rhwymedigaethau’r cyflogwr mewn perthynas â diogelu data a chyfrinachedd. Byddai hyn yn cynnwys y gweithdrefnau y mae'n rhaid iddynt eu dilyn, a'r hyn sydd, a'r hyn nad yw, yn ddefnydd awdurdodedig o ddata.

Dylai cyflogwyr gynnal asesiad effaith preifatrwydd data o oblygiadau diogelu data gweithwyr sy'n gweithio gartref. Dylai hyn ystyried materion fel:

• Pwy fydd â mynediad at gyfrifiadur a data personol y gweithiwr sydd wedi'u storio arno?

• A yw'r system gweithio o bell yn caniatáu i'r gweithiwr amgryptio neu ddiogelu gwybodaeth â chyfrinair?

• Lle cedwir ffeiliau papur, a oes systemau storio addas megis cypyrddau ffeilio diogel?

• A oes rheolau ar gadw dogfennau, gwaredu priodol (er enghraifft, rhwygo) cofnodion papur?

• Pa fesurau fydd angen eu cymryd yn erbyn colled, dinistr neu ddifrod damweiniol?

Darpariaethau cytundebol a pholisi

A oes angen i gyflogwr ddiwygio contract cyflogaeth y cyflogai i adlewyrchu trefniadau hybrid neu drefniadau gweithio gartref?

Ar gyfer gweithwyr presennol, gall newid o weithio yn y gweithle i weithio o bell fod yn newid i'r Telerau ac Amodau o gyflogaeth. Dim ond gyda chytundeb y cyflogai y gall cyflogwyr amrywio telerau contract cyflogaeth neu os gallant ddibynnu ar ‘gymal hyblygrwydd’ yn y contract cyflogaeth a fyddai’n caniatáu i’r cyflogwr amrywio telerau’r contract yn unochrog.

Wrth greu neu ddiwygio contractau cyflogaeth presennol, dylai cyflogwyr ystyried y darpariaethau cytundebol pwysig a ganlyn:

1. Man gwaith

   Rhaid i gontractau cyflogaeth nodi man gwaith y cyflogai neu, os yw'n ofynnol neu'n cael caniatâd i weithio mewn mannau amrywiol (gan gynnwys ei gartref), nodyn o hynny a chyfeiriad y cyflogwr. Efallai y bydd cyflogwyr am gadw rhywfaint o hyblygrwydd i sicrhau eu bod yn gallu mynnu bod y gweithiwr yn mynychu’r gweithle o bryd i’w gilydd, er enghraifft, ar gyfer cyfarfodydd cleient neu hyfforddiant. Gall cyflogwyr hefyd ystyried cyfyngu ar y cylch gwaith daearyddol y gall cyflogeion weithio o bell ohono i sicrhau eu bod o fewn pellter cymudo i’r gweithle.

2. Oriau gwaith

   Rhaid i gontractau cyflogaeth amlinellu oriau gwaith cyflogeion yn glir neu pryd y dylent fod ar gael at ddibenion gwaith.

   Mae gan gyflogwyr hefyd rwymedigaeth gyfreithiol i sicrhau bod staff sy'n gweithio o gartref yn cydymffurfio â'r cyfyngiadau ar amser gweithio. Bydd methu â chymryd camau rhesymol i gydymffurfio â'r terfynau amser gwaith neu'r gofynion cadw cofnodion yn gwneud y cyflogwr yn euog o drosedd.

   Gan na fydd neb yn goruchwylio a yw'r rhai sy'n gweithio gartref yn cymryd eu seibiannau, dylai'r contract neu'r polisi nodi'n glir mai'r rhai sy'n gweithio o gartref sy'n gyfrifol am reoleiddio eu hamser gwaith eu hunain a chymryd seibiannau fel y bo'n briodol.

3. Cyfnod prawf

   Os oes gan gyflogwyr amheuon ynghylch gweithredu trefniadau hybrid neu drefniadau gweithio gartref yn barhaol, mae’n synhwyrol cael cyfnod prawf cychwynnol a hawl i’w gwneud yn ofynnol i’r cyflogai ddychwelyd i weithio yn y gweithle ar ddiwedd y cyfnod hwnnw.

   Os bydd cyflogwr yn rhoi cyfnod prawf ar waith, dylai'r hyd a'r mesurau a ddefnyddir i nodi llwyddiant neu fethiant gael eu nodi'n glir. Os bydd y cyfnod prawf yn aflwyddiannus, dylid hefyd egluro'r cyfnod rhybudd sy'n ofynnol cyn y bydd yn rhaid i'r cyflogai ddychwelyd i weithio yn y gweithle.

Sut allwn ni helpu

Gallwn ddarparu’r cymorth canlynol i helpu eich busnes i lywio’r mater cymhleth o roi trefniadau gwaith hybrid ar waith yn y gweithle:

• Cyngor: darparu cyngor a chymorth mewn perthynas â rheoli neu weithredu trefniadau hybrid neu weithio gartref

• Polisïau: adolygu polisïau gweithio hybrid presennol a/neu ddarparu templedi polisïau a dogfennau newydd

• Hyfforddiant: rydym yn gallu darparu hyfforddiant wedi’i deilwra ar ystyriaethau cyfreithiol ac adnoddau dynol trefniadau gweithio hybrid trwy gyfrwng y Gymraeg a’r Saesneg

I gael sgwrs am ddim, heb unrhyw rwymedigaeth ynghylch sut y gallwn eich helpu gyda'r uchod, cysylltwch â Fflur Jones on fjones@darwingray.com / 02920829117.