7 ystyriaeth allweddol: Sut i ddiogelu eich busnes rhag taliadau hwyr

Gorffennaf 3, 2023

7 ystyriaeth allweddol: Sut i ddiogelu eich busnes rhag taliadau hwyr

---

Gan Patrick Murphy

Mae dros hanner y busnesau bach a chanolig yng Nghymru yn aros am daliadau hwyr gan gwsmeriaid, yn ôl ymchwil newydd gan Barclays. Gall anfonebau heb eu talu achosi cur pen enfawr i’ch busnes, ond mae camau y gallwch eu cymryd i leihau’r effaith y maent yn ei chael ar eich amser ac adnoddau. Yma, Patrick Murphy yn archwilio'r ystyriaethau allweddol i helpu i sicrhau bod eich anfonebau'n cael eu talu'n brydlon ac yn llawn.

1. Ysgrifennwch ef i lawr. Nid oes angen i gontract fod yn ysgrifenedig i fod yn gyfrwymol; cyn belled â bod cytundeb rhyngoch chi a’r cwsmer i chi gyflenwi nwyddau neu wasanaethau yn gyfnewid am arian neu rywbeth arall o werth – hyd yn oed os gwnaed y cytundeb hwnnw ar lafar neu yn rhinwedd eich ymddygiad – rydych wedi ymrwymo i gontract rhwymol . Fodd bynnag, mae'n llawer anoddach gorfodi contract nad yw'n ysgrifenedig. Mae cael contract ysgrifenedig yn golygu bod y ddau barti yn ymwybodol o'i delerau, ac os bydd unrhyw anghydfod yn codi mae tystiolaeth ddogfennol i ddangos yr hyn y cytunwyd arno.

2. Gwnewch yn glir. Os yw'ch busnes yn cyflenwi nwyddau mae hyn yn syml - mae angen i chi nodi'r nwyddau rydych chi'n eu cyflenwi a faint fydd y nwyddau hynny'n eu costio. Fodd bynnag, os ydych yn darparu gwasanaethau, gall hyn fod yn fwy cymhleth, felly dylech nodi yn y contract faint o waith rydych wedi cytuno i'w wneud ar gyfer y cwsmer a'r ffi y cytunwyd arni. Yn bwysig, peidiwch â gadael i genhadaeth ymgilio; datgan yn glir yn y contract bod y ffi y cytunwyd arni yn cwmpasu’r gwaith y cytunwyd arno yn unig a dim byd arall. Mae'n anodd profi bod cwsmer yn atebol i dalu am unrhyw waith sy'n mynd y tu hwnt i gwmpas y contract, a allai olygu y byddwch yn gweithio am ddim yn y pen draw. Os yw'r cwsmer am i chi wneud gwaith nad yw'r ffi y cytunwyd arni yn ei gwmpasu, gwnewch yn siŵr eich bod yn diweddaru'r cytundeb a chytuno ar ffi ychwanegol cyn i chi ddechrau'r gwaith newydd.

3. Gosod telerau talu. Ar y dechrau, gwnewch yn glir pryd y byddwch yn anfon anfonebau, pa mor hir y mae'n rhaid i'ch cwsmer dalu ar ôl i chi anfon anfoneb iddynt, a faint o log a godir am dalu'n hwyr. Nodwch yn glir a fyddwch yn rhoi mwy nag un anfoneb, er enghraifft ar gyfer contract gwasanaeth hirdymor, ac os yn bosibl, nodwch pa mor aml y byddwch yn anfon anfonebau. Dylech hefyd ystyried cynnwys term sy'n nodi na fyddwch yn gwneud unrhyw waith pellach nac yn cyflenwi rhagor o nwyddau i'ch cwsmer tra bod ganddynt anfonebau heb eu talu.

4. Cael ei gytuno. Mae telerau contract na chytunwyd arnynt gan y ddau barti yn anorfodadwy. Gofynnwch i’ch cwsmer roi rhywbeth yn ysgrifenedig, fel e-bost neu lythyr, yn cadarnhau ei fod yn cytuno i delerau’r contract. Fel arall, gwnewch hynny yn y ffordd draddodiadol a gofynnwch i'ch cwsmer lofnodi copi o'r contract ei hun.

5. Rhoi anfoneb. Cyn gynted ag y gallwch ar ôl cyflenwi'r nwyddau neu'r gwasanaethau, neu ar yr adegau a nodir yn y cytundeb, rhowch anfoneb yn nodi'n fanwl y nwyddau neu'r gwasanaethau a ddarparwyd, dadansoddiad manwl o'r costau, a chyfanswm y ffigur. Cofiwch gynnwys TAW os yw'n daladwy.

6. Dilynwch ef. Rhowch y dyddiad y daw’r anfoneb i ben yn eich dyddiadur a chysylltwch â’r cwsmer ar unwaith os na chaiff ei thalu ar ôl y dyddiad hwnnw. Yn ddelfrydol, cysylltwch yn ysgrifenedig a chyfarfodydd neu alwadau ffôn dilynol gydag e-bost fel bod gennych gofnod o'r ymdrechion a wnaethoch a'r ymateb a gawsoch. Efallai y bydd angen y dystiolaeth hon arnoch yn ddiweddarach os byddwch yn dod i'r Llys.

7. Ystyriwch gymryd arian ymlaen llaw. Gall helpu i ofyn i’ch cwsmeriaid am daliad cyn i chi wneud unrhyw waith, hyd yn oed os mai dim ond canran o’r ffi y cytunwyd arni fel blaendal ydyw. Fel hyn mae gennych arian yn y banc i'w roi tuag at yr anfoneb cyn gynted ag y caiff ei chyhoeddi.

Os nad yw'ch cwsmer yn talu i fyny o hyd, peidiwch â gwastraffu amser cyn gweithredu. Er bod gennych chwe blynedd yn gyffredinol o’r dyddiad yr oedd anfoneb yn daladwy i gyflwyno hawliad, yn ymarferol gall fod yn rhy hwyr erbyn hynny: os nad yw cwsmer yn talu gall fod oherwydd bod ganddynt broblemau ariannol, a pho hiraf y byddwch yn aros, y gwaethaf y materion ariannol hynny a allai gael. Os bydd cwsmer yn rhedeg allan o arian ar ôl i chi roi anfoneb iddo, mae'r tebygolrwydd y bydd yr anfoneb honno'n cael ei thalu hyd yn oed os bydd Barnwr yn canfod o'ch plaid yn brin, felly gweithredwch yn gyflym.

Os yw'ch un chi yn un o'r nifer o fusnesau sy'n dioddef o anfonebau heb eu talu a chwsmeriaid sy'n talu'n hwyr, cysylltwch â Patrick Murphy heddiw ar 029 2082 9122 / pmurphy@darwingray.com am sgwrs gychwynnol am ddim, heb rwymedigaeth.