Llywio anghydfodau: A yw eich cofnodion yn ddigon da i amddiffyn eich busnes?

Mai 12, 2025

Llywio anghydfodau: A yw eich cofnodion yn ddigon da i amddiffyn eich busnes?

---

By Fiona Hughes

Mae'n realiti anffodus mewn busnes nad yw pethau bob amser yn troi allan fel y disgwylir, boed hyn am resymau o fewn eich rheolaeth neu oherwydd rhywbeth y mae parti arall wedi'i wneud neu wedi methu â'i wneud.

Gall y problemau hyn achosi draen enfawr ar amser rheolwyr, adnoddau, costau cyfreithiol, llif arian ac ymyrraeth â busnes.

Mae sawl cam pwysig y gallwch eu cymryd i leihau'r risg o anghydfod yn codi, ac i'ch helpu i gydymffurfio â gofynion cyfreithiol yn y dyfodol os bydd anghydfod yn gwaethygu. Bydd sicrhau bod pob cofnod clir a diamwys yn cael ei gadw yn cryfhau eich sefyllfa ar y dechrau. Yn aml, mae hyn yn achosi i barti sy'n dadlau ailystyried mynd ar drywydd unrhyw hawliad.

Os yw'r anghydfod yn dal i waethygu er gwaethaf cyfnewid dogfennau'n gynnar, a waeth a ydych chi'n cyflwyno neu'n amddiffyn hawliad, mae gan bartïon ddyletswydd bwysig i ddatgelu dogfennau yn ystod ymgyfreitha. Gall methu â chydymffurfio gael cyfres o ganlyniadau i sefyllfa'r busnes.

Pan fydd anghydfod yn codi – eich rhwymedigaethau datgelu

Mae rheolau'r llys yn dweud, wrth roi datgeliad safonol, fod yn rhaid i bob plaid ddarparu rhestr o'r holl ddogfennau i'w gwrthwynebydd sydd ill dau:

• Helpu neu rwystro achos unrhyw barti.
• Sydd, neu wedi bod, dan reolaeth y blaid.

Mae hyn yn cynnwys dogfennau ffisegol ac electronig – yn y bôn, unrhyw eitem sy'n cynnwys gwybodaeth wedi'i recordio. Enghreifftiau o ddogfennau y gallai fod angen eu datgelu yw negeseuon e-bost a negeseuon (boed ar weinyddion lleol, dyfeisiau neu apiau gwe), recordiadau teledu cylch cyfyng, llythyrau/adroddiadau/taenlenni, meddalwedd cyfrifyddu/AD, a datganiadau banc. Mae'r ddyletswydd yn parhau nes bod y trafodion wedi'u cwblhau. Felly, mae cadw a adolygu dogfennau'n barhaus yn hanfodol.

Camau allweddol i'w cymryd

Er mwyn cydymffurfio â rheolau’r llys a chadw dogfennau a allai fod yn berthnasol, dylai eich busnes ystyried yr awgrymiadau isod cyn gynted â phosibl:

• Peidiwch â dinistrio na dileu unrhyw ddogfennau, a pheidiwch ag atal unrhyw ddileu neu ddinistrio dogfennau perthnasol a diystyru'r polisi cadw os oes angen. Gall dogfennau cyfrinachol hefyd fod yn berthnasol a dylid eu cadw.
• Hysbysu gweithwyr perthnasol a chyn-weithwyr yn ysgrifenedig os oes sail resymol dros gredu y gallent fod yn dal dogfennau datgeladwy nad ydynt eisoes ym meddiant y cwmni. Nodi'r dogfennau i'w cadw a'u cyfarwyddo i beidio â dileu na dinistrio'r deunyddiau hyn.
• Cymryd camau rhesymol i sicrhau bod asiantau neu drydydd partïon a allai fod yn dal dogfennau perthnasol hefyd yn eu cadw.
• Cadwch ddogfennau electronig yn eu fformat gwreiddiol. Er enghraifft, cadwch y ffeil Word wreiddiol hyd yn oed os cafodd ei throsi'n PDF yn ddiweddarach, a pheidiwch â dileu e-bost hyd yn oed os ydych chi wedi'i argraffu.
• Peidiwch â chreu dogfennau newydd “ar ôl y digwyddiad” na gofyn i drydydd partïon anfon dogfennau atoch heb gymryd cyngor cyfreithiol.
• Meddyliwch am rwymedigaethau diogelu data eich busnes.

Mae cyflawni eich rhwymedigaethau datgelu yn hanfodol o ran wynebu anghydfod. Gall eich helpu i osgoi achos llys drwy ddangos cryfder eich tystiolaeth yn gynnar. Drwy gymryd camau rhagweithiol i gadw, nodi a datgelu dogfennau perthnasol, nid yn unig y mae eich busnes yn sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau'r llys ond hefyd yn cryfhau ei safle yn yr achos.

Os oes angen cyngor neu gymorth arnoch i lywio anghydfod cyfreithiol, cysylltwch â'n harbenigwr anghydfodau masnachol Fiona Hughes on fhughes@darwingray.com neu drwy ffonio 029 2082 9100 i gael sgwrs gychwynnol am ddim i weld sut y gallwn eich helpu.