Wythnos yr Ymddiriedolwyr: 3 ffordd i gael y gorau o ymddiriedolwyr eich elusen

Hydref 28, 2025

Wythnos yr Ymddiriedolwyr: 3 ffordd i gael y gorau o ymddiriedolwyr eich elusen

---

Gan Rachel Ford-Evans

Amser darllen: 5 munud

I nodi Wythnos Ymddiriedolwyr y DU yr wythnos hon – 3-7 Tachwedd 2025 – ein harbenigwr cyfreithiol Rachel Ford-Evans yn archwilio'r dyletswyddau cyfreithiol allweddol y mae angen i bob ymddiriedolwr elusen eu deall, a sut y gall elusennau ddangos bod eu hymddiriedolwyr yn cydymffurfio â'u rhwymedigaethau.

Beth yw ymddiriedolwr a pham mae eu rôl mor bwysig?

Mae ymddiriedolwr elusen yn gategori unigryw o berson sydd â dyletswyddau cyfreithiol penodol i oruchwylio a rheoli elusen gofrestredig yn y DU.

Fel arfer, nid yw ymddiriedolwyr yn weithwyr i'r elusen, ond maent yn debyg i gyfarwyddwyr anweithredol. Mae hon yn rôl statudol bwysig ac mae'n golygu bod gan yr ymddiriedolwyr gyfrifoldeb pennaf am sicrhau bod yr elusen yn cael ei rheoli'n iawn, ei bod yn ariannol ddiddyled, ac yn gallu cyflawni'n effeithiol ar ei phwrpas elusennol datganedig er budd y cyhoedd. Gyda'i gilydd, bydd hyn yn darparu llywodraethu da i'r elusen.

Mae llawer o ymddiriedolwyr yn unigolion sydd hefyd â swyddi llawn amser neu ran amser, neu sydd wedi ymddeol. Fodd bynnag, mae eu cyfrifoldebau fel ymddiriedolwyr yn bwysig ac ni ddylid eu gweld fel eilradd nac fel hobi: maent yn ddyletswyddau cyfreithiol a nodir mewn deddfwriaeth ac yn nogfennau llywodraethol yr elusen, ac mae'n hanfodol i ymddiriedolwyr gymryd y rôl hon o ddifrif.

Beth yw prif ddyletswyddau ymddiriedolwyr elusen?

Mae gan ymddiriedolwyr elusen ddyletswyddau llym o ran ymddiriedaeth a hyder i'w helusennau a buddiolwyr yr elusennau hynny. Yn gyffredinol, mae hyn yn golygu bod rhaid i bob ymddiriedolwr wneud y canlynol:

• Hyrwyddo “dibenion elusennol” datganedig yr elusen, a dim ond caniatáu i gronfeydd, gweithgareddau ac asedau’r sefydliad gael eu defnyddio at ddibenion hyrwyddo’r diben elusennol hwnnw
• Gweithredu eu helusen er budd y cyhoedd
• Dangos “teyrngarwch llwyr” tuag at yr elusen, gan gynnwys drwy osgoi gwrthdaro buddiannau a pheidio â gwneud elw o’u swydd
• Gweithredu er budd gorau'r elusen a'i buddiolwyr bob amser
• Gweithredu mewn ffydd dda a chyda bwriadau gonest tuag at yr elusen
• Gweithredu o fewn cwmpas pwerau cyfreithiol ac amcanion yr elusen yn unig fel y'u nodir yn ei dogfennau llywodraethol
• Gweithredu'n ofalus ac yn ddoeth gydag asedau'r elusen, sy'n golygu peidio â chymryd unrhyw risgiau gormodol gydag eiddo'r elusen
• Gweithredu ar y cyd, drwy wneud penderfyniadau drwy broses bleidleisio ddemocrataidd, gan sicrhau bod penderfyniadau allweddol yn cael eu gwneud yng nghyfarfodydd y bwrdd a bod cyfle i drafod a herio’r penderfyniadau hyn yn gadarn.

Yn ogystal â hyn, mae gan ymddiriedolwyr elusennau rwymedigaethau i sicrhau bod eu sefydliadau wedi'u cofrestru'n briodol gyda'r Comisiwn Elusennau, a pharatoi adroddiadau blynyddol a chyfrifon i'w craffu gan y Comisiwn Elusennau bob blwyddyn.

Ble mae ymddiriedolwyr elusennau weithiau'n mynd o'i le?

Fel cyfreithwyr sy'n cynghori'n rheolaidd ar anghydfodau llywodraethu ac ymchwiliadau sy'n ymwneud ag elusennau, gwelwn nifer o themâu allweddol a all arwain at ymddiriedolwyr yn gweithredu'n groes i'w rhwymedigaethau. Mae'r rhain fel arfer yn cynnwys:

• Dogfennau ac arferion llywodraethu: Os nad oes gan elusen, er enghraifft, god ymddygiad ar waith ar gyfer ei hymddiriedolwyr neu broses sefydlu sy'n eu gwneud yn ymwybodol o'r safonau ymddygiad a ddisgwylir ganddynt, bydd yn eu gosod mewn sefyllfa lle byddant yn methu. Gall hyn arwain at ymddiriedolwyr yn ceisio gweithredu y tu hwnt i'w pwerau neu beidio â deall yr hyn sy'n ofynnol ganddynt, er enghraifft, peidio â mynychu cyfarfodydd bwrdd yn rheolaidd, a all fod yn esgeulustod o'u dyletswyddau.
• Perthynas rhwng y bwrdd a'r weithrediaeth: Mae "bwyllgor gweithredol" yr elusen (sy'n golygu ei thîm rheoli cyflogedig) yn bodoli i ofalu am redeg yr elusen o ddydd i ddydd ac i ddelio â materion gweithredol. Mae bwrdd yr ymddiriedolwyr yn bodoli i ddarparu goruchwyliaeth strategol ac atebolrwydd i'r pwyllgor gweithredol, ac i graffu ar benderfyniadau, prosesau a chyllid allweddol. Gall anghydfodau godi'n aml pan nad yw'r gwahaniaeth hwn yn cael ei ddeall a gall ymddiriedolwyr gamu ar fysedd y pwyllgor gweithredol trwy geisio ymwneud gormod â materion gweithredol. Mewn achosion difrifol, gall hyn arwain at honiadau o fwlio, ymddiswyddiadau, a hyd yn oed achosion Tribiwnlys Cyflogaeth. Cysylltwch â'n harbenigwyr llywodraethu os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch hyn.
• Gwybodaeth a hyfforddiant: Weithiau gall byrddau elusennau fod yn brin o'r arbenigedd sydd ei angen i ddarparu goruchwyliaeth effeithiol, yn enwedig o ran cyllid a chyfrifon. Mae hyn yn golygu na all yr ymddiriedolwyr bob amser ddarparu'r lefel o graffu sydd ei hangen i roi hyder bod yr elusen yn rheoli ei chyllid yn briodol ac yn gyfreithlon.

Beth all elusennau ei wneud i gael y gorau o'u hymddiriedolwyr?

Mae nifer o ffyrdd y gall elusennau ddangos llywodraethu effeithiol ac arfer gorau o ran eu hymddiriedolwyr.

1. Arbenigedd a sgiliau: Mae'n bwysig i fwrdd ymddiriedolwyr gynnwys set sgiliau eang ac ystod o arbenigedd. Mae hyn yn golygu peidio â chyflogi grŵp o ymddiriedolwyr sydd i gyd â chymwysterau tebyg ac yn dod o'r un cefndir, ond ceisio sicrhau amrywiaeth, yn ogystal â recriwtio ymddiriedolwyr â gwahanol arbenigeddau fel arbenigedd cyfreithiol a chyfrifyddu os yn bosibl.
2. Dogfennau llywodraethu: Cael y dogfennau a'r polisïau cywir ar waith yw'r cam cyntaf gorau wrth sefydlu fframwaith llywodraethu da a pherthynas rhwng elusen a'i hymddiriedolwyr. Yn dibynnu ar y math o elusen, mae hyn fel arfer yn cynnwys cyfansoddiad neu erthyglau cymdeithasu, cod ymddygiad ar gyfer ymddiriedolwyr, a chylch gorchwyl ar gyfer unrhyw is-bwyllgorau y gall y bwrdd eu cael ar waith.     
3. Hyfforddiant: Dylai pob ymddiriedolwr elusen fynd trwy weithdrefn sefydlu a hyfforddiant rheolaidd ar faterion pwysig fel cyllid, llywodraethu elusennau, materion cydraddoldeb ac amrywiaeth, a gwerthoedd a pholisïau allweddol yr elusen.

Darwin Gray yn cynghori elusennau a byrddau ymddiriedolwyr yn rheolaidd ar materion llywodraethu yn amrywio o adolygu a drafftio eu dogfennau a'u polisïau llywodraethu, i ddarparu hyfforddiant i ymddiriedolwyr, i gynghori ar anghydfodau rhwng byrddau a swyddogion gweithredol. Cysylltwch â Rachel Ford-Evans ar rford-evans@darwingray.com / 029 2082 9120 os hoffech archwilio sut y gallwn ni helpu.