Beth yw'r cyfreithiau newydd ar geisiadau i weithio'n hyblyg?

Rhagfyr 6, 2022

Beth yw'r cyfreithiau newydd ar geisiadau i weithio'n hyblyg?

---

Gan Rachel Ford-Evans

Mae Llywodraeth y DU wedi cyhoeddi ei bod yn bwriadu rhoi’r hawl i bob gweithiwr wneud dau gais gweithio hyblyg y flwyddyn o’r diwrnod cyntaf y byddan nhw’n dechrau eu cyflogaeth gyda chyflogwr newydd.

Mae ein cyfreithwyr cyflogaeth bellach yn cael eu gofyn yn rheolaidd gan gleientiaid sy’n gyflogwyr i roi cyngor ar yr hyn y gallant ei wneud i amddiffyn eu hunain yn y dyfodol.

Pa fath o drefniant a allai gael ei gwmpasu gan gais i weithio'n hyblyg?

Efallai y bydd cyflogai eisiau’r hawl i ofyn am newid yn ei oriau gwaith, ei leoliad neu ei ffordd o weithio – er enghraifft, gweithio hybrid neu weithio o bell i ffwrdd o’u prif weithle naill ai drwy’r amser. Byddai'r math hwn o gais am weithio hyblyg yn dod o dan y rheolau gweithio hyblyg os yw'r gweithiwr yn ei wneud yn ffurfiol yn ysgrifenedig i'w gyflogwr.

Pa hawliau gweithio hyblyg sydd gan weithwyr ar hyn o bryd?

Ar hyn o bryd, dim ond ar ôl iddynt weithio i'w cyflogwr am 6 mis y mae gan weithwyr yr hawl i ofyn am weithio hyblyg. Hefyd, dim ond un cais am weithio hyblyg bob blwyddyn sydd ganddyn nhw, fel nad yw'n ofynnol i'w cyflogwr ddelio â cheisiadau lluosog bob blwyddyn.

Pa hawliau ychwanegol fydd gan weithwyr o dan y ddeddfwriaeth arfaethedig?

Y prif newidiadau i’r rheolau gweithio hyblyg o dan gynlluniau’r Llywodraeth yw:

• Bydd gan weithwyr yr hawl i ofyn am weithio hyblyg cyn gynted ag y byddant yn dechrau cyflogaeth gyda chyflogwr newydd os nad ydynt yn hapus â'u trefniadau gweithio. Mae hyn yn golygu y bydd yn rhaid i gyflogwyr ddelio â cheisiadau hyd yn oed os ydynt yn cael eu gwneud gan gyflogai nad yw wedi pasio ei gyfnod prawf eto.
• Bydd gan weithwyr hefyd yr hawl i wneud dau gais am weithio hyblyg mewn unrhyw gyfnod o 12 mis, yn hytrach nag un cais ar hyn o bryd – felly mae nifer y ceisiadau a’r cyflogwr y mae’n rhaid i’r cyflogwr eu hystyried yn debygol o gynyddu’n sylweddol o dan y cynlluniau hyn.
• Bydd yn rhaid i gyflogwyr gwblhau’r broses o ymdrin â chais o fewn dau fis iddo gael ei wneud, yn hytrach na’r tri presennol. Bydd hyn yn atal pwysau a brys ychwanegol ar ysgwyddau cyflogwyr.

Pryd fydd y newidiadau arfaethedig hyn yn dod i rym?

Ni allwn fod 100% yn siŵr. Mae'r newidiadau'n debygol o ddod i rym drwy fil cyflogaeth aelodau preifat. Fodd bynnag, wrth i Lywodraeth y DU gyhoeddi ei hymateb yn cefnogi’r bil, mae’n fater o amser bellach cyn i’r gyfraith newydd ddisodli’r fframwaith presennol sydd ar waith. Gwyliwch y gofod hwn!

A all cyflogwr wrthod cais am weithio hyblyg?

Oes. Dylai cyflogwyr fod yn dawel eu meddwl na fydd unrhyw hawl yn y cynlluniau newydd i geisiadau gweithwyr gael eu derbyn yn awtomatig – yr unig ddyletswydd ar gyflogwyr fydd ystyried yn briodol unrhyw geisiadau ffurfiol am weithio hyblyg o dan weithdrefn gweithio hyblyg rhesymol. Bydd cyflogwyr yn dal i allu gwrthod cais am weithio hyblyg os oes ganddynt un o wyth rheswm busnes dros wneud hynny. Y rhesymau hyn yw:

• Byddai'r gost o ganiatáu'r cais yn rhy uchel;
• Ni fyddai'n bosibl ad-drefnu gwaith a gyflawnir gan y gweithiwr ymhlith staff eraill;
• Ni all y cyflogwr recriwtio staff eraill i gyflenwi gwaith ychwanegol;
• Byddai ansawdd y nwyddau neu'r gwasanaethau a ddarperir gan y cyflogwr yn cael ei effeithio;
• Byddai caniatáu'r cais yn effeithio ar allu'r cyflogwr i fodloni galw cwsmeriaid;
• Byddai perfformiad busnes neu weithiwr yn cael ei effeithio;
• Ni fyddai digon o waith i'r gweithiwr ei wneud yn ystod yr oriau y mae wedi gofyn iddynt weithio; neu
• Mae newidiadau arfaethedig i'r busnes na fyddai'n gweithio pe bai'r cais yn cael ei ganiatáu.

Beth ddylai cyflogwyr ei wneud os yw eu gweithwyr yn gofyn am weithio hyblyg?

Dylai’r broses ar gyfer ymateb i gais gynnwys:

• Cynnal cyfarfod gyda'r gweithiwr i drafod y cais;
• Edrych ar opsiynau eraill os nad yw'n bosibl caniatáu'r cais yn gyfan gwbl; a
• Rhoi'r hawl i apelio os caiff y cais ei wrthod.

A oes unrhyw beth arall y mae angen i gyflogwyr ei wneud pan fydd cyflogeion yn gofyn am weithio hyblyg?

Mae ein cyfreithwyr cyflogaeth hefyd yn argymell y dylai pob cyflogwr:

• Meddu ar bolisi gweithio hyblyg ysgrifenedig a fydd yn arwain rheolwyr a gweithwyr drwy'r broses y dylent ei dilyn pan wneir cais i weithio'n hyblyg. Dylid cynnwys y polisi hwn yn eich llawlyfr staff neu ei ddarparu i weithwyr ar wahân.
• Byddwch yn glir gydag ymgeiswyr am swyddi yn ystod y broses recriwtio beth fydd eu horiau a’u trefniadau gweithio. Bydd hyn yn helpu i leihau nifer y ceisiadau a wneir gan ddechreuwyr newydd yn ystod y 6 mis cyntaf o gyflogaeth. Gosod y telerau mewn llythyr cynnig clir a contract cyflogaeth yn helpu i reoli disgwyliadau gweithwyr.
• Byddwch yn ofalus rhag gwahaniaethu yn erbyn gweithwyr gyda nodweddion gwarchodedig. Er enghraifft, mae gweithwyr benywaidd yn fwy tebygol o fod angen gwneud cais i weithio'n hyblyg oherwydd rhesymau gofal plant. Os felly, dylai'r cyflogwr roi gofal ychwanegol wrth ystyried a ddylai ganiatáu'r cais ai peidio, ac os oes amheuaeth, ceisio cyngor cyfreithiol.

Y camsyniadau ynghylch yr hawl i weithio hyblyg…

Yn aml, mae gweithwyr yn meddwl yn anghywir bod y rheoliadau gweithio hyblyg yn rhoi hawl awtomatig iddynt fynnu eu trefniant gweithio hyblyg personol eu hunain. Fodd bynnag, mae hynny ymhell o fod yn wir. Mewn gwirionedd, yr unig beth y mae cyfraith cyflogaeth yn ei roi mewn gwirionedd i gyflogeion yw’r hawl statudol i ofyn am weithio hyblyg. O’r herwydd, er y bydd gwella’r hawl hwn i ofyn am weithio hyblyg yn cryfhau hawliau cyfraith cyflogaeth gweithwyr (ac o bosibl yn annog mwy ohonynt i wneud cais i newid eu patrymau gwaith), bydd digon o resymau busnes cyfreithlon o hyd i ganiatáu i gyflogwr wneud hynny. gwrthod cais statudol cyflogai.

A fydd cyflogwyr yn awr yn wynebu mwy o geisiadau am weithio hyblyg?

Mae'n debyg. Mae'r newid hwn yn y gyfraith gan y llywodraeth yn awgrymu bod annog gweithwyr i weithio'n hyblyg yma i aros. Yr hyn y bydd y newid hwn yn y gyfraith hefyd yn ei wneud yw gweld mwy o weithwyr yn gwneud cais ar gam mor gynnar yn eu cyflogaeth.

A yw'r pandemig wedi chwarae rhan yn hyn i gyd?

Nid oes amheuaeth bod y trefniadau gweithio hyblyg a orfodwyd ar y boblogaeth oherwydd y cloeon covid-19 wedi cryfhau'r achos y gall gweithwyr weithio'n hyblyg a newid eu patrwm gwaith heb effeithio ar eu cyflogwyr. Yn ystod y pandemig, ystyriwyd amgylchiadau personol gweithwyr mewn ffordd na welwyd erioed o'r blaen a daeth gweithio hybrid yn gyffredin. Er bod hyn yn anochel wedi arwain llawer o weithwyr i ofyn am drefniadau dros dro, mae hyn wedi amlygu ei hun yn ddiweddarach wrth annog eraill i wneud ceisiadau gweithio hyblyg.

Beth yw'r risgiau o gael pethau'n anghywir?

Nid oes unrhyw gyflogwr am wynebu hawliadau Tribiwnlys Cyflogaeth. Fodd bynnag, os nad yw gweithiwr yn meddwl bod ei gyflogwr wedi delio â’i gais mewn modd rhesymol, gall herio ei gyflogwr drwy ddwyn hawliad Tribiwnlys Cyflogaeth (o dan adran 80H o Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996).

Pan fydd Tribiwnlys yn ystyried y math hwn o hawliad, ni all gwestiynu’r rhesymau busnes a roddwyd gan y cyflogwr dros wrthod cais cyflogai. Ni all ychwaith roi ei farn ei hun yn lle barn y cyflogwr o ran a ddylai'r cais fod wedi'i ganiatáu. Yn hytrach, mae’r Tribiwnlys wedi’i gyfyngu i ystyried:

• A oedd gweithdrefn y cyflogwr yn rhesymol;
• A oedd y cyflogwr wedi cymryd y cais o ddifrif;
• A oedd penderfyniad y cyflogwr yn seiliedig ar ffeithiau cywir; a
• A yw'r rheswm dros wrthod yn dod o fewn un o'r wyth rheswm busnes a amlinellwyd uchod.

Unrhyw risgiau eraill i gyflogwyr?

O bosib ie. Weithiau bydd gweithwyr yn ceisio dadlau bod y ffordd yr ymdriniwyd â'u ceisiadau yn anghyfreithlon gwahaniaethu dan y Ddeddf Cydraddoldeb. Mae ein cyfreithwyr cyflogaeth wedi delio â llawer o hawliadau gwahaniaethu sy'n deillio o'r mathau hyn o ddadleuon. Yn wir, mae'n eithaf cyffredin i weithwyr benywaidd sy'n herio gwrthod eu ceisiadau hefyd gyflwyno hawliadau am wahaniaethu ar sail rhyw.

Ein prif awgrymiadau cyflogwyr ar gyfer delio â cheisiadau

• Bod â pholisi gweithio hyblyg ysgrifenedig ar waith sy’n bodloni’r safonau cyfreithiol gofynnol ar gyfer ymdrin â chais;
• Dilynwch y polisi ysgrifenedig hwnnw bob amser. Bydd hyn yn sicrhau eich bod yn delio â cheisiadau yn brydlon, mewn modd rhesymol, ac o fewn y cyfnod penderfynu o 3 mis;
• Sicrhewch fod gennych lwybr papur yn dangos eich bod wedi ystyried y cais o ddifrif;
• Dechreuwch gydag agwedd gadarnhaol, gall-wneud tuag at gais – ee ceisio goresgyn unrhyw rwystrau ac anawsterau y mae'r cais yn eu cyflwyno, yn hytrach na mynd at y cais mewn ffordd ddiystyriol o'r cychwyn cyntaf. Bydd hyn yn rhoi canlyniadau gwell ac yn rheoli disgwyliadau gweithwyr yn well.
• Osgoi gwrthod cais ar sail natur dechnegol - ee gwrthod cais oherwydd nad yw wedi'i godi'n ffurfiol yn ysgrifenedig. Mewn amgylchiadau o'r fath, mae'n llawer mwy diogel hysbysu'r gweithiwr o'r camgymeriad a rhoi cyfle iddynt ei gywiro;
• Ystyried dewisiadau eraill yn lle’r cais yn hytrach na’i wrthod yn llwyr;
• Os ydych yn gwrthod y cais, eglurwch y penderfyniad yn gywir i'r cyflogai. Er na fydd cyflogai byth yn hoffi i chi wrthod cais, o leiaf sicrhewch ei fod yn deall pam eich bod yn ei wrthod;
• Sicrhewch gysondeb – ee os ydych wedi derbyn un cais am weithio oriau rhan amser dyweder gan un gweithiwr, byddwch yn ofalus i beidio â gwneud penderfyniad gwahanol ar gyfer cyflogai arall oni bai bod gennych reswm da iawn dros y driniaeth wahanol; a
• Cadwch gofnod a llwybr papur o'r holl drafodaethau.

Angen siarad ag un o'n cyfreithwyr cyflogaeth?

I gael sgwrs ddi-rwymedigaeth am ddim gydag un o'n cyfreithwyr cyflogaeth, cysylltwch â ni ar 02920 829 100, ewch i'n dudalen gyswllt, neu llenwch y ffurflen ymholiad ar y dudalen hon.