Hafan Gwasanaethau Cyfreithiol Cyflogaeth
Dysgwch sut i ymdrin â chwynion gweithwyr yn effeithiol. Mae ein canllaw ymarferol yn ymdrin â phrif achosion cwynion yn y gweithle, gweithdrefn gwyno ACAS, a sut i reoli cwynion yn deg ac yn gyfreithiol.
Ysgrifennwyd gan: Owen John, Partner Cyfraith Cyflogaeth, Darwin Gray | Diweddarwyd ddiwethaf: 20/04/2026 | Adolygwyd gan: Owen John
Bydd pob gweithle, ni waeth pa mor dda y caiff ei redeg, yn wynebu cwynion gan weithwyr ar ryw adeg. Bydd rhywun yn teimlo eu bod wedi cael eu trin yn annheg. Bydd perthynas â rheolwr yn chwalu. Bydd polisi yn cael ei gymhwyso mewn ffordd sy'n ymddangos yn anghyson.
Yr hyn sy'n bwysig yw sut rydych chi'n ymateb. Ymdriniwch â chwynion yn dda, a gallwch ddatrys problemau cyn iddynt waethygu, amddiffyn perthnasoedd gwaith, a dangos bod eich sefydliad yn cymryd pryderon gweithwyr o ddifrif. Os ymdriniwch â nhw'n wael, rydych chi mewn perygl o hawliadau tribiwnlys, ymddiswyddiadau, a diwylliant gweithle lle nad yw pobl yn teimlo eu bod yn cael eu clywed.
Mae ymchwil gan y CIPD yn dangos yn gyson fwlch rhwng pa mor hyderus yw cyflogwyr ynghylch eu prosesau cwyno a sut mae gweithwyr yn eu profi mewn gwirionedd. Er bod 81% o gyflogwyr yn credu eu bod yn gwneud digon i fynd i'r afael â phroblemau yn y gweithle, dim ond 36% o weithwyr sydd wedi profi gwrthdaro sy'n teimlo bod y mater wedi'i ddatrys yn llawn. Dylai'r datgysylltiad hwnnw beri i ni i gyd oedi.
Mae'r canllaw hwn yn esbonio beth sy'n achosi cwynion, sut i'w trin yn iawn, a sut i greu amgylchedd lle mae llai o gwynion ffurfiol yn codi yn y lle cyntaf. Rydym wedi'i ysgrifennu ar gyfer cyflogwyr sydd eisiau gwneud hyn yn iawn.
Cwyn ffurfiol a godir gan weithiwr am fater yn y gweithle yw cwyn. Gallai ymwneud â bron unrhyw beth sy'n gysylltiedig â'u cyflogaeth:
Y gwahaniaeth allweddol yw rhwng pryderon anffurfiol (a allai gael eu codi mewn sgwrs a'u datrys yn gyflym) a chwynion ffurfiol (a roddir yn ysgrifenedig ac sy'n sbarduno proses strwythuredig).
Nid oes angen i weithwyr ddefnyddio'r gair "cwyn" er mwyn i gŵyn gyfrif fel un. Os yw rhywun yn rhoi pryder yn y gweithle yn ysgrifenedig ac yn disgwyl ymateb ffurfiol, dylech ei drin fel cwyn.
Y tu hwnt i'r goblygiadau cyfreithiol amlwg, mae cwynion yn bwysig oherwydd eu bod yn dweud rhywbeth wrthych am eich gweithle. Yn aml, maent yn symptomau problemau dyfnach: problemau rheoli, methiannau cyfathrebu, neu bolisïau nad ydynt yn gweithio fel y bwriadwyd.
Canfu ymchwil CIPD fod tua 500,000 o weithwyr yn y DU yn ymddiswyddo bob blwyddyn oherwydd anghydfodau yn y gweithle heb eu datrys. Mae hynny'n gost sylweddol o ran recriwtio, hyfforddi a cholli gwybodaeth. Nid yw ymdrin â chwynion yn effeithiol yn ymwneud â chydymffurfiaeth gyfreithiol yn unig, mae'n ymwneud â chadw staff a diwylliant.
Mae deall pam mae cwynion yn codi yn eich helpu i'w hatal. Mae ymchwil ac ymarfer yn tynnu sylw'n gyson at dair thema sy'n codi dro ar ôl tro.
Dyma'r achos unigol mwyaf cyffredin dros gwynion gan weithwyr. Yn ôl yr Astudiaeth ar Berthnasau Cyflogaeth yn y Gweithle (WERS), triniaeth annheg neu berthynas wael â rheolwyr llinell yw'r sbardun a ddyfynnir amlaf ar gyfer cwynion ffurfiol.
Mae cwynion yn aml yn codi pan fydd rheolwyr:
Nododd adroddiad 2024 y CIPD ar fwlio ac aflonyddu mai rheolwyr llinell yw ffynhonnell gwrthdaro yn y gweithle yn aml, ond nid yw llawer wedi'u cyfarparu i ymdrin ag anghydfodau'n effeithiol. Mae hyn yn tynnu sylw at fwlch hyfforddi y gall sefydliadau ei fynd i'r afael ag ef.
Awgrym atal: Buddsoddwch mewn hyfforddiant rheoli, yn enwedig o ran cyfathrebu, tegwch a datrys gwrthdaro. Mae rheolwyr sy'n gallu cael sgyrsiau anodd yn gynnar yn aml yn atal materion rhag dod yn gwynion ffurfiol.
Pan fydd gweithwyr yn teimlo nad ydynt yn cael eu clywed neu eu bod wedi'u heithrio o benderfyniadau sy'n effeithio arnynt, mae rhwystredigaeth yn cronni. Os nad yw sianeli anffurfiol yn gweithio, y broses gwyno ffurfiol yw eu hunig ffordd i gael eu cymryd o ddifrif.
Mae sbardunau cyffredin yn cynnwys:
Mae llais gweithwyr yn thema ganolog mewn cysylltiadau cyflogaeth modern. Mae mecanweithiau effeithiol fel briffiau tîm, arolygon, cynlluniau awgrymiadau a fforymau gweithwyr yn helpu sefydliadau i nodi problemau'n gynnar a datrys pryderon cyn iddynt waethygu.
Awgrym atal: Creu cyfleoedd gwirioneddol i weithwyr godi pryderon yn anffurfiol. Pan fydd rhywun yn codi problem, cydnabyddwch hi a dilynwch i fyny, hyd yn oed os na allwch roi'r ateb maen nhw ei eisiau iddyn nhw.
Mae gweithwyr yn disgwyl cysondeb, tryloywder a thegwch yn y ffordd y mae rheolau gweithle yn cael eu cymhwyso. Yn aml, mae cwynion yn codi pan fyddant yn canfod bod polisïau'n bodoli ond nad ydynt yn cael eu cymhwyso'n deg.
Gallai hyn gynnwys:
Gall hyd yn oed polisïau sydd â bwriadau da gynhyrchu cwynion os yw rheolwyr yn eu cymhwyso'n anghyson neu os nad yw'r meini prawf ar gyfer penderfyniadau yn dryloyw.
Awgrym atal: Archwiliwch eich polisïau'n rheolaidd i wirio eu bod yn cael eu cymhwyso'n gyson. Hyfforddwch reolwyr ar bwysigrwydd gwneud penderfyniadau teg a thryloyw.
Pan fydd gweithiwr yn codi cwyn ffurfiol, rhaid i chi ddilyn gweithdrefn deg. Mae Cod Ymarfer ACAS ar Weithdrefnau Disgyblu a Chwyno yn nodi'r safonau gofynnol. Er nad yw'n gyfreithiol rwymol, bydd tribiwnlysoedd cyflogaeth yn ei ystyried, a gall methu â'i ddilyn arwain at addasu iawndal hyd at 25%.
Cyn i weithdrefnau ffurfiol ddechrau gweithredu, anogwch weithwyr i godi pryderon gyda'u rheolwr llinell (neu reolwr priodol arall os yw'r pryder yn ymwneud â'u rheolwr llinell) yn anffurfiol. Gellir datrys llawer o faterion trwy sgwrs.
Os nad yw datrysiad anffurfiol yn bosibl neu'n briodol, dylid cynghori'r gweithiwr i gyflwyno ei gŵyn yn ysgrifenedig.
Dylai'r gweithiwr nodi ei gŵyn yn ysgrifenedig, gan egluro:
Cydnabod derbyniad ar unwaith. Rhowch wybod i'r gweithiwr beth sy'n digwydd nesaf a'r amserlenni disgwyliedig.
Cyn y cyfarfod cwyno, casglwch wybodaeth berthnasol:
Dylai'r ymchwiliad fod yn gymesur â'r gŵyn. Mae pryder ynghylch dyrannu llwyth gwaith yn gofyn am lai o ymchwiliad nag sydd ar gyfer honiad o aflonyddu.
Trefnu cyfarfod gyda'r gweithiwr heb oedi afresymol, yn ddelfrydol o fewn pum niwrnod gwaith. Y pwrpas yw:
Yr hawl i gael cwmni: Mae gan weithwyr hawl statudol i gael cwmni cydweithiwr neu gynrychiolydd undeb llafur mewn cyfarfodydd cwynion ffurfiol. Gall y cydymaith gyflwyno achos y gweithiwr ac ymgynghori ag ef ond ni all ateb cwestiynau ar ei ran.
Gwnewch addasiadau rhesymol ar gyfer gweithwyr anabl. Os yw'r gweithiwr yn rhy sâl i fynychu, ystyriwch ddewisiadau eraill (megis cyflwyniadau ysgrifenedig neu gyfarfod dros y ffôn).
Ar ôl y cyfarfod (ac unrhyw ymchwiliad pellach), penderfynwch ar y canlyniad. Dylid cyfleu hyn yn ysgrifenedig a dylai gynnwys:
Byddwch yn glir ynglŷn â'r hyn rydych chi wedi'i benderfynu a pham. Hyd yn oed os na allwch chi gadarnhau'r gŵyn, esboniwch eich rhesymeg.
Dylai fod gan y gweithiwr yr hawl i apelio os nad yw'n fodlon â'r canlyniad. Yn ddelfrydol, dylai'r apêl gael ei chlywed gan rywun uwch nad oedd yn rhan o'r penderfyniad gwreiddiol.
Mae'r broses apelio yn adlewyrchu'r broses wreiddiol: hysbysiad ysgrifenedig, cyfarfod, a chanlyniad ysgrifenedig.
Mae rhai cwynion angen gofal arbennig.
Mae'r rhain ymhlith y cwynion mwyaf difrifol ac mae angen ymdrin â nhw'n ofalus:
Mae ymchwil CIPD yn dangos bod bron i un o bob pedwar gweithiwr wedi profi rhyw fath o fwlio neu aflonyddu yn ystod eu gyrfa. Gall canlyniadau cyfreithiol a chamddelio â’r cwynion hyn fod yn ddifrifol.
Weithiau mae gweithwyr yn codi cwynion wrth wynebu camau disgyblu. Mae hyn yn creu sefyllfa anodd, ond mae gennych opsiynau:
Mae canllawiau ACAS yn awgrymu oedi dim ond lle byddai'r gŵyn yn codi amheuaeth ar degwch y broses ddisgyblu. Nid yw cwyn dactegol a gynlluniwyd i ohirio camau disgyblu fel arfer yn ei gwneud yn ofynnol i'r ddisgyblu gael ei hatal.
Lle mae cwyn yn honni gwahaniaethu yn seiliedig ar nodwedd warchodedig, byddwch yn ymwybodol bod:
Pan fydd nifer o weithwyr yn codi'r un pryder, nid yw Cod ACAS yn berthnasol yn llym. Fodd bynnag, dylech chi barhau i ddilyn proses deg. Ystyriwch a yw cyfarfod ar y cyd yn briodol (gyda dilyniant unigol yn ôl yr angen) ac a yw'r mater yn awgrymu problem systemig y mae angen mynd i'r afael â hi.
Gall hyd yn oed cyflogwyr sydd â bwriadau da wneud camgymeriadau wrth ymdrin â chwynion. Dyma'r peryglon mwyaf cyffredin:
Ddim yn ymateb yn brydlon. Mae oedi yn arwydd nad ydych chi'n cymryd y gŵyn o ddifrif. Ceisiwch gydnabod cwynion o fewn diwrnod neu ddau a chynnal cyfarfodydd o fewn pum niwrnod gwaith.
Ddim yn ymchwilio'n iawn. Bydd ymchwiliad byr nad yw'n sefydlu'r ffeithiau yn tanseilio'ch penderfyniad, beth bynnag ydyw.
Rhagbenderfynu'r canlyniad. Os ydych chi wedi penderfynu beth rydych chi'n mynd i'w wneud cyn y cyfarfod, nid yw'r broses yn deg. Cadwch feddwl agored nes i chi glywed popeth.
Methu â dilyn eich gweithdrefn eich hun. Os yw eich polisi yn dweud y dylid cydnabod cwynion o fewn 48 awr neu y dylid mynd at berson enwol, dilynwch ef. Mae anghysondeb yn tanseilio ymddiriedaeth.
Heb ystyried y problemau sylfaenol. Gallai cwyn fod yn symptom gweladwy o broblem fwy. Gofynnwch i chi'ch hun a yw'r gŵyn hon yn awgrymu rhywbeth y mae angen i chi fynd i'r afael ag ef yn ehangach.
Gwrthod cwynion heb ystyriaeth briodol. Hyd yn oed os na allwch chi gynnal cwyn yn y pen draw, dylai'r gweithiwr deimlo ei fod wedi cael ei glywed. Mae diystyru pryderon ar unwaith yn aml yn gwneud pethau'n waeth.
Ddim yn cadw cofnodion priodol. Dogfennwch y broses, y dystiolaeth, eich rhesymeg, a'ch penderfyniad. Mae cofnodion da yn eich amddiffyn os aiff y mater ymhellach.
Mae cyfryngu yn ddewis arall yn lle gweithdrefnau ffurfiol lle mae person annibynnol, diduedd yn helpu'r partïon i gyrraedd eu datrysiad eu hunain. Gellir ei ddefnyddio ar unrhyw gam o anghydfod.
Mae cyfryngu yn gweithio'n dda pan:
Nid yw'n gweithio'n dda pan:
Mae ymchwil CIPD yn awgrymu bod llawer o gyflogwyr yn agored i ddefnyddio cyfryngu ond mai cymharol ychydig sy'n ei ddefnyddio mewn gwirionedd. Os nad ydych chi'n cynnig cyfryngu ar hyn o bryd, ystyriwch a allai helpu i ddatrys anghydfodau cyn iddynt ddod yn fwy difrifol.
Gall gweithiwr sy'n anfodlon â'r ffordd y cafodd ei gŵyn ei thrin gyflwyno hawliad i dribiwnlys cyflogaeth yn y pen draw. Mae llwybrau cyffredin yn cynnwys:
Diswyddo adeiladol. Os bydd cyflogwr yn torri'r contract cyflogaeth yn sylfaenol (er enghraifft, drwy fethu ag ymdrin ag aflonyddu difrifol), gall y gweithiwr ymddiswyddo a honni iddo gael ei ddiswyddo'n adeiladol. Mae term ymhlyg y bydd cyflogwyr yn delio â chwynion yn rhesymol ac yn brydlon.
Gwahaniaethu. Lle mae'r mater sylfaenol yn ymwneud â nodwedd warchodedig, gall y gweithiwr gyflwyno hawliad gwahaniaethu p'un a gafodd y gŵyn ei chadarnhau ai peidio.
Chwythu'r chwiban. Os oedd y gŵyn yn ymwneud â chodi pryderon ynghylch camwedd, efallai y bydd y gweithiwr yn cael ei amddiffyn o dan ddeddfwriaeth chwythu'r chwiban.
Niwed. Mae gweithwyr yn cael eu hamddiffyn rhag cael eu rhoi dan anfantais am godi cwyn ddilys. Os yw rhagolygon gyrfa gweithiwr yn dioddef ar ôl iddynt gwyno, gallai hynny fod yn erledigaeth.
Y pwynt allweddol: nid yw methu â thrin cwynion yn iawn yn creu problemau uniongyrchol yn y gweithle yn unig. Mae'n creu risg gyfreithiol a all ddod i'r amlwg fisoedd neu flynyddoedd yn ddiweddarach.
Dylai fod gan bob cyflogwr bolisi cwynion ysgrifenedig sy'n nodi:
Dylai'r polisi fod yn hawdd i'w ganfod. Cynhwyswch ef yn eich llawlyfr staff, crybwyllwch ef yn ystod y sesiwn sefydlu, a gwnewch yn siŵr bod rheolwyr yn gwybod at ble i gyfeirio gweithwyr sydd â phryderon.
Cadwch y weithdrefn yn ddi-gytundeb os yn bosibl. Mae hyn yn rhoi hyblygrwydd i chi ei haddasu pan fo angen heb greu problemau torri contract.
Cwyn ffurfiol a godir gan weithiwr yw cwyn am unrhyw agwedd ar ei waith, amodau gwaith, neu driniaeth yn y gwaith. Gallai ymwneud â pherthnasoedd â rheolwyr neu gydweithwyr, cyflog ac amodau, llwyth gwaith, gwahaniaethu, neu sut mae polisïau wedi cael eu cymhwyso.
Y tri phrif achos yw: ymddygiad rheoli gwael (triniaeth anghyson, diffyg cefnogaeth, peidio â gwrando); diffyg cyfathrebu a llais gweithwyr (teimlo nad ydynt yn cael eu clywed, wedi'u heithrio o benderfyniadau); ac annhegwch canfyddedig yn y ffordd y mae polisïau'n cael eu cymhwyso.
Nid yw Cod ACAS yn gyfreithiol rwymol, ond bydd tribiwnlysoedd cyflogaeth yn ystyried a ydych wedi'i ddilyn. Os ydych wedi methu â dilyn y Cod yn afresymol, gellir cynyddu iawndal mewn unrhyw hawliad dilynol hyd at 25%.
Ydy. Gall cyn-weithwyr barhau i godi cwynion am faterion a ddigwyddodd yn ystod eu cyflogaeth. Dylech barhau i ymchwilio ac ymateb, er y gall ystyriaethau ymarferol (megis argaeledd y person ar gyfer cyfarfodydd) effeithio ar sut rydych chi'n bwrw ymlaen.
Nid oes rhaid i chi oedi'r broses ddisgyblu yn awtomatig. Ystyriwch a yw'r gŵyn yn codi pryderon ynghylch tegwch y broses ddisgyblu. Os na, fel arfer gallwch barhau â'r broses ddisgyblu a mynd i'r afael â'r gŵyn ar wahân.
Nid oes amserlen sefydlog, ond mae Cod ACAS yn ei gwneud yn ofynnol i chi weithredu heb oedi afresymol. Anelu at gynnal y cyfarfod cychwynnol o fewn pum niwrnod gwaith a chyfleu'r canlyniadau cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol.
Oes, os byddwch yn dod i'r casgliad ar ôl ymchwiliad priodol nad yw'r gŵyn yn gyfiawn. Ond rhaid i chi ddilyn proses deg, ystyried y dystiolaeth, ac egluro eich rhesymeg. Dylid trin cwynion a wrthodwyd o ddifrif hyd yn oed.
Mae angen i chi ddelio â phob un yn deg o hyd. Ystyriwch a ellir mynd i'r afael â nhw gyda'i gilydd os yw'r materion yn gysylltiedig. Os yw cwynion yn ymddangos yn flinderus neu wedi'u cynllunio i rwystro prosesau eraill, ceisiwch gyngor cyfreithiol.
Mae Cod ACAS yn disgwyl i gwynion ffurfiol fod yn ysgrifenedig. Mae hyn yn sicrhau eglurder ynghylch yr hyn y cwynir amdano ac yn creu cofnod. Os yw gweithiwr yn codi pryder ar lafar, anogwch nhw i'w roi yn ysgrifenedig os ydyn nhw am iddo gael ei drin yn ffurfiol.
Rhaid i chi barhau i ddilyn proses deg yn unol â Chod ACAS. Nid yw peidio â chael polisi yn amddiffyniad, ac mae'n ei gwneud hi'n anoddach dangos eich bod wedi trin gweithwyr yn gyson.
| Term | Diffiniad |
|---|---|
| Cod Ymarfer ACAS | Y canllawiau statudol sy'n gosod safonau gofynnol ar gyfer ymdrin â materion disgyblu a chwynion. Mae tribiwnlysoedd yn ystyried cydymffurfiaeth â'r Cod wrth asesu tegwch. |
| Cydymaith | Cydweithiwr neu gynrychiolydd undeb llafur sy'n mynd gyda gweithiwr i gyfarfod cwyn ffurfiol. Gallant gyflwyno'r achos ac ymgynghori â'r gweithiwr ond ni allant ateb cwestiynau ar eu rhan. |
| Diswyddo adeiladol | Pan fydd gweithiwr yn ymddiswyddo oherwydd bod y cyflogwr wedi torri'r contract cyflogaeth yn sylfaenol. Gall camdriniaeth â chwynion gyfrannu at dorri'r fath gytundeb. |
| Cwyn ffurfiol | Cwyn a gyflwynwyd yn ysgrifenedig ac a ymdriniwyd â hi drwy weithdrefn gwyno ffurfiol y cyflogwr. |
| Datrysiad anffurfiol | Mynd i'r afael â phryder drwy drafodaeth heb ddefnyddio gweithdrefnau ffurfiol. Fel arfer y cam cyntaf ac yn aml y mwyaf effeithiol. |
| cyfryngu | Proses wirfoddol lle mae trydydd parti annibynnol yn helpu'r partïon mewn anghydfod i gyrraedd eu datrysiad eu hunain. |
| Erledigaeth | Trin rhywun yn anffafriol oherwydd eu bod wedi codi cwyn neu wedi cefnogi cwyn rhywun arall. Mae hyn yn anghyfreithlon o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. |
Mae trin cwynion yn effeithiol yn gofyn am gyfuniad o bolisi da, proses briodol, a barn gadarn. Rydym yn helpu cyflogwyr i gael y tri yn iawn.
Rydym yn uniongyrchol, yn ymatebol, ac yn canolbwyntio ar ganlyniadau ymarferol. Byddwch yn gweithio gyda'r cyfreithiwr sy'n ymdrin â'ch mater o'r cychwyn cyntaf. Ac fel cwmni cyfreithiol iaith Gymraeg blaenllaw Cymru, gallwn ddarparu ein holl wasanaethau yn y Gymraeg neu'r Saesneg.
Angen help gyda chwyn gan weithiwr? Cysylltwch â ni am sgwrs am ddim, heb unrhyw rwymedigaeth, ynglŷn â sut y gallwn ni helpu.
Cytundebau Setliad (gweithwyr)
I siarad ag un o'n harbenigwyr heddiw, cysylltwch â ni ar 02920 829 100 neu drwy ddefnyddio ein ffurflen Cysylltwch â Ni am sgwrs gychwynnol am ddim i weld sut gallwn ni helpu.
02920 829 100 
