Cyngor Telerau Busnes

Beth yw Telerau ac Amodau Busnes?

Telerau ac amodau busnes (y cyfeirir atynt yn aml fel “telerau busnes” neu’n syml “T&CS”) i bob pwrpas yw’r contract y mae busnes yn cytuno i werthu nwyddau neu wasanaethau i’w gwsmeriaid oddi tano. Maent yn gytundebau pwysig i reoleiddio eich perthnasoedd cytundebol â’ch cwsmeriaid a’ch cyflenwyr, a byddant yn nodi hawliau a rhwymedigaethau’r partïon o dan y contract.

Mae T&Cs yn helpu busnes i reoli amrywiaeth o risgiau wrth werthu nwyddau, gwasanaethau, neu gyfuniad o nwyddau a gwasanaethau – gan gynnwys y rhai sy’n gwerthu drwy wefannau, apiau symudol neu’n cyflenwi eu gwasanaethau o dan gytundeb trwydded defnyddiwr terfynol a roddwyd i’w cwsmeriaid. Gallai'r rhain amrywio o reoli eich disgwyliadau cwsmeriaid o'r cychwyn cyntaf, i gyfyngu ar eich atebolrwydd o dan y cytundeb yn y pen draw.

Dylai telerau busnes sydd wedi’u drafftio’n dda leihau’r siawns o anghydfod gyda’ch cwsmeriaid, gan y byddant yn dystiolaeth o gytundeb clir rhyngoch chi i brynu a gwerthu nwyddau a gwasanaethau ar y telerau a nodir yn y cytundeb. Fodd bynnag, os bydd anghydfod yn codi, bydd bod â chontractau a chytundebau priodol yn eu lle yn gyffredinol yn eich rhoi mewn lle gwell os byddwch yn wynebu achos cyfreithiol.

Pa fath o fusnes sydd angen set o Delerau ac Amodau Busnes?

Byddai pob busnes (gan gynnwys busnes bach) yn elwa o set bwrpasol o T&Cs er mwyn diogelu eu sefyllfa gyda’u cwsmeriaid. Mae T&Cs yn arf allweddol i alluogi busnes o unrhyw faint a natur i leihau eu risg.

Mae T&Cs yn arbennig o bwysig i fusnes ar-lein a'r rhai sy'n gwerthu i ddefnyddwyr unigol, gan fod y busnesau hynny'n destun gofynion cyfraith diogelu defnyddwyr ychwanegol (gweler isod). Maent hefyd yn hynod bwysig i fasnachwyr unigol a allai fod ag atebolrwydd personol yn y pen draw os aiff pethau o chwith. Ar gyfer perchennog busnes sy'n masnachu fel unig fasnachwr (yn hytrach fel cwmni) mae'n hynod bwysig felly sicrhau bod ganddo gyfyngiad cyfreithiol rwymol ar atebolrwydd.

Mewn achos o anghydfod gyda chwsmer, bydd busnes mewn sefyllfa llawer cryfach os oes ganddo gontract clir a Thelerau ac Amodau sy’n nodi’r telerau y cytunwyd arnynt, yn hytrach na dibynnu ar gontract llafar – y mae’n debygol y bydd anghydfod ynghylch ei delerau rhwng y pleidiau gan fod eu hatgofion yn amrywio.

Dylai busnesau ymgorffori eu telerau yn eu system a'u prosesau i sicrhau bod y telerau'n cael eu dwyn i sylw'r cwsmer cyn iddynt gwblhau eu harcheb. O dan gyfraith contract, mae telerau ac amodau busnes nad ydynt yn cael eu dwyn i sylw cwsmer cyn iddynt osod eu harcheb yn debygol o gael eu hystyried yn gyfreithiol-rwym. Gall eich telerau safonol fod ar gael ar eich gwefan, fodd bynnag rhaid i chi sicrhau bod cwsmeriaid yn cael eu cyfeirio atynt yn glir. Bydd y rhan fwyaf o wefannau sy'n gwerthu nwyddau a gwasanaethau ar-lein yn sicrhau bod y telerau safonol yn cael eu codi wrth y ddesg dalu cyn i'r cwsmer archebu. Dyma’r arfer gorau – os bydd eich cwsmeriaid yn ticio blwch i gadarnhau eu bod wedi darllen a derbyn telerau ac amodau’r busnes, bydd yn haws i’r busnes brofi bod y cwsmer wedi rhoi ei ganiatâd penodol iddynt.

A ddylai Telerau ac Amodau Busnes gael eu drafftio gan gyfreithiwr?

Nid oes unrhyw rwymedigaeth ar fusnesau i ddefnyddio cyfreithiwr i ddrafftio ei delerau – mae rhai busnesau yn ysgrifennu eu telerau eu hunain. Fodd bynnag, yn ein profiad ni, anaml y mae termau DIY yn cynnig amddiffyniad priodol i fusnesau.

Rydym yn aml yn gweld busnes newydd neu fusnes bach wedi lawrlwytho templed o'r rhyngrwyd, neu gopïo telerau gan gystadleuydd. Fodd bynnag, mae termau a ysgrifennwyd yn y modd hwn yn annhebygol o gwmpasu pob agwedd ar fusnes penodol, ac felly maent yn annhebygol o fod yn ddefnyddiol pe bai achos cyfreithiol yn codi. Yn aml, mae copïo contractau eraill gan gystadleuwyr (yn enwedig y rheini mewn gwledydd eraill) yn golygu nad yw’r telerau’n cynnwys popeth y mae’n ofynnol iddynt ei gynnwys yn gyfreithiol, gan olygu nad ydynt yn rhwymo’r parti arall yn gyfreithiol.

Yn ddelfrydol, dylai telerau gael eu drafftio’n broffesiynol – gall buddsoddiad cymedrol ymlaen llaw arbed amser, arian ac adnoddau i fusnes yn ddiweddarach – hyd yn oed i fusnes bach.

Beth ddylai Telerau ac Amodau Busnes ei gwmpasu?

Bydd cynnwys T&Cs yn amrywio i raddau helaeth yn dibynnu ar y berthynas fusnes – yn arbennig a yw’r busnes yn contractio gyda defnyddiwr neu fusnes.

Mae deddfwriaeth defnyddwyr yn rhoi nifer o hawliau i ddefnyddwyr na all busnesau gontractio allan ohonynt (cyfeirir atynt yn aml fel “hawliau statudol”). Fodd bynnag, yn gyffredinol mae gan fusnesau fwy o ryddid i lunio ei delerau wrth werthu i fusnesau eraill. Ar gyfer y busnesau hynny sy'n gwerthu i unigolion a busnesau eraill, mae'n gyffredin cael telerau ar wahân ar gyfer pob sylfaen cwsmeriaid.

Fodd bynnag, mae’r darpariaethau canlynol sy’n ymwneud â chyflenwi eich nwyddau neu wasanaethau i’w cael yn y mwyafrif o delerau ac amodau busnes:

1. Disgrifiad o'r nwyddau neu'r gwasanaethau sy'n cael eu gwerthu, sut mae archeb i'w gosod a phryd y bernir bod busnes wedi derbyn yr archeb.
2. Y pris prynu sy'n daladwy. Gallai hwn fod yn bris penodol y cytunwyd arno ar gyfer y contract, neu gellir ei gyfeirio at restr brisiau y gellir ei diweddaru o bryd i'w gilydd.
3. Telerau talu penodol a beth fydd yn digwydd os bydd y cwsmer yn talu'n hwyr neu'n methu â thalu. Er enghraifft, a fydd yn rhaid i'r cwsmer dalu llog nes bod y pris y cytunwyd arno wedi'i dalu'n llawn? Sut bydd hynny'n cael ei gyfrifo? A all y busnes atal perfformiad rhwymedigaethau yn y dyfodol o dan y contract hyd nes y bydd y rhwymedigaethau talu cwsmeriaid wedi’u diweddaru? Gall darpariaethau allweddol sy'n rheoli taliadau hwyr fod yn arbennig o bwysig i fusnes bach lle gallai llif arian fod yn hollbwysig.
4. Telerau cyflwyno. A yw dyddiadau dosbarthu wedi'u gwarantu neu a fydd y cwmni'n gwneud ymdrechion rhesymol i fodloni amserlen ddosbarthu y cytunwyd arni? Ar gyfer gwasanaethau ar-lein, a fydd y cwsmer yn gallu cael mynediad at y gwasanaethau ar unwaith neu a fyddant ar gael yn ddiweddarach?
5. Darpariaethau terfynu – er enghraifft, o dan ba amgylchiadau y bydd gan y busnes neu’r cwsmer hawl i derfynu’r berthynas gytundebol. Gallai hyn gynnwys taliad heb ei wneud gan y cwsmer o fewn cyfnod penodol, y cwsmer yn mynd yn fethdalwr, torri'r contract gan y naill barti neu'r llall ac ati. Dylid ei gwneud yn glir a oes rhaid rhoi cyfnod o rybudd cyn terfynu ai peidio, ac os felly faint o rybudd sy'n rhaid ei roi.
6. Perchnogaeth eiddo deallusol – mae hyn yn cynnwys hawlfraint, hawliau dylunio a nodau masnach. Mae perchennog busnes yn aml yn awyddus i sicrhau nad yw'n anfwriadol yn ildio perchnogaeth o unrhyw hawliau eiddo deallusol.
7. P’un a yw’r cwmni’n rhoi unrhyw warantau neu warantau mewn perthynas â’u cynhyrchion neu wasanaethau’n cael eu gwerthu, ac a oes unrhyw eithriadau neu reolau mewn perthynas ag unrhyw warant neu warant o’r fath. Er enghraifft, a oes terfyn amser o ran pryd y gellir gwneud hawliadau o dan warant neu warant? A oes cyfyngiad ar y math o hawliad y gellir ei wneud – er enghraifft, a yw hawliadau wedi’u heithrio os yw’r cwsmer wedi methu â dilyn unrhyw gyfarwyddiadau a roddwyd mewn perthynas â defnyddio neu storio cynnyrch? A oes dyddiad atal hir ar gyfer diffygion cudd?
8. Cyfyngu ar atebolrwydd. Mae hwn fel arfer yn gymal pwysig iawn i berchnogion busnes sicrhau ei fod yn cael ei gynnwys yn eu telerau ac amodau (yn ogystal ag yn y rhan fwyaf o gytundebau masnachol y gallai busnes ymrwymo iddynt) gan y bydd yn galluogi busnes i gyfyngu ar eu hatebolrwydd posibl i'w cwsmeriaid. Gweler isod am fwy o fanylion.
9. Cyfrinachedd a diogelu data. Bydd y darpariaethau hyn yn amrywio o ran pwysigrwydd yn dibynnu ar y gwasanaeth a gynigir, ac a yw'n bwysig i gwsmeriaid gadw gwybodaeth yn gyfrinachol. Mae cyfrinachedd yn debygol o fod yn bwysicach os oes gan fusnes gyfrinachau masnach neu eiddo deallusol i'w hamddiffyn. Dylai darpariaethau sy’n ymwneud â data personol cwsmeriaid gael eu nodi mewn hysbysiad preifatrwydd ar wahân (sydd hefyd fel arfer ar gael ar wefan).

Ni waeth a yw cynhyrchion yn cael eu gwerthu i ddefnyddwyr neu gwmnïau eraill, mae'n bwysig bod busnes yn sicrhau bod ei delerau'n adlewyrchu ei arferion, prosesau a gweithdrefnau busnes mewnol.

Sut i gyfyngu ar atebolrwydd

Gall hyn fod yn gyfyngedig mewn nifer o ffyrdd. Bydd yn aml yn cynnwys cymalau sy'n cyfyngu (neu'n eithrio'n gyfan gwbl) ei atebolrwydd am rai achosion o dorri'r contract lle mae'n gyfreithlon gwneud hynny. Mae hyn yn rhoi cymaint o sicrwydd â phosibl i fusnes ynghylch eu risg bosibl os aiff pethau o chwith. Er enghraifft, gallai atebolrwydd fod yn gysylltiedig â lefel eu hyswiriant, neu â'r ffioedd a dderbynnir o dan y contract.

Yn ogystal â chyfyngiadau clir ar amlygiad ariannol o dan y cytundeb, gall busnes geisio cyfyngu neu eithrio ei risg bosibl ar faterion perfformiad penodol – er enghraifft, os yw’r dyddiad cyflwyno’n cael ei fethu, a fydd y cwsmer yn gallu terfynu? A fydd yn rhaid i'r gwerthwr wneud taliad iawndal penodedig?

Mae rhai mathau o rwymedigaethau y mae'n ofynnol yn gyfreithiol i fusnes sy'n gwerthu nwyddau a gwasanaethau fod yn gyfrifol amdanynt ac felly ni ellir eu cyfyngu na'u heithrio. Er enghraifft, ni fydd unrhyw ymgais i eithrio cyfrifoldeb am farwolaeth neu anaf personol yn ddilys ac felly ni fydd yn gyfreithiol rwymol ar y naill barti na’r llall, hyd yn oed os ydynt wedi cytuno iddo yn y cytundeb.

Dylai unrhyw gyfyngiad a osodir yn y cytundeb fod yn rhesymol ac yn gymesur â math a gwerth y gwasanaeth a ddarperir neu'r nwyddau a gyflenwir.

Dylai busnes geisio capio ei risg ym mhob cytundeb a chontract y mae’n ymrwymo iddynt lle bynnag y bo modd.

Pwysigrwydd y gyfraith lywodraethol

Dylai telerau nodi’n glir pa ddeddfau gwlad a ddefnyddir fel y gyfraith lywodraethol ar gyfer y cytundeb (a elwir hefyd yn “gyfraith berthnasol” y cytundeb). Bydd y gyfraith lywodraethol hon yn cael ei chymhwyso i nodi a dehongli hawliau a rhwymedigaethau’r partïon i’r contract, a sut yr ymdrinnir ag unrhyw anghydfodau. Mae gan wahanol awdurdodaethau reolau cyfraith contract gwahanol, ac felly bydd y rhan fwyaf o gwmnïau am i'w cyfraith lywodraethu leol fod yn berthnasol.

Pryd mae diogelu defnyddwyr yn berthnasol a sut i wneud eich Telerau Busnes yn gyfreithiol rwymol?

Mae deddfwriaeth diogelu defnyddwyr yn nodi amrywiol delerau ac amodau y mae'n rhaid eu cynnwys mewn telerau busnes pan fo'r cwsmer yn unigolyn. Mae hyn er mwyn diogelu hawliau cwsmeriaid unigol, ac i sicrhau bod y rheolau a nodir yn Neddf Hawliau Defnyddwyr 2015 yn cael eu hymgorffori'n briodol yn eich T&Cs.

Os ydych chi'n delio â defnyddwyr unigol, yn gyffredinol mae'n rhaid i'ch T&Cs gynnwys y canlynol (ymhlith eraill):

1. Rhaid i unrhyw nwyddau a gyflenwir fod yn addas at y diben a bod fel y disgrifir
2. Hawl i ganslo'r contract gyda chi
3. Hawl i ddychwelyd nwyddau a gyflenwir o fewn 30 diwrnod o'r dyddiad dosbarthu
4. Rhaid i chi roi gwybodaeth benodol i'r cwsmer am y nwyddau neu'r gwasanaeth yr ydych yn eu cyflenwi

Mae rhai eithriadau i’r rheolau a nodir uchod, er enghraifft pan fyddwch yn cyflenwi nwyddau pwrpasol.

Mae'n bwysig cymryd cyngor ar eich telerau ac amodau i sicrhau eu bod yn cydymffurfio ag unrhyw ddeddfwriaeth hawliau defnyddwyr perthnasol.

Telerau contract annheg

Yn ogystal â chydymffurfio ag unrhyw ddarpariaethau hawliau defnyddwyr, rhaid i osodiad busnes i ddefnyddwyr unigol (B2C) a chwmnïau eraill (B2B) sicrhau nad yw eu telerau yn cynnwys unrhyw “delerau annheg”. Ni fydd unrhyw derm yr ystyrir ei fod yn “annheg” yn orfodadwy. Mae cwmpas yr hyn a ystyrir yn annheg yn amrywio yn dibynnu a yw busnes yn gwerthu i ddefnyddwyr unigol, neu fusnesau eraill.

Wrth werthu i ddefnyddiwr unigol, rhaid i chi sicrhau bod yr holl delerau yn glir ac yn dryloyw. Ystyrir bod unrhyw delerau sy'n torri'r ddeddf hawliau defnyddwyr yn annheg yn awtomatig ac felly nid ydynt yn gyfreithiol rwymol. Lle mae busnes yn ceisio cyfyngu neu eithrio ei atebolrwydd i'r cwsmer, dylai sicrhau bod sylw'r cwsmer yn cael ei dynnu'n arbennig at yr adran honno - er enghraifft, ond defnyddio testun trwm neu briflythrennau i wneud y ddarpariaeth yn fwy amlwg.

Wrth werthu i gwmnïau eraill, a siarad yn gyffredinol mae'r gyfraith yn caniatáu i fusnesau gontractio ar ba delerau bynnag y gwelant yn dda. Mae hyn yn wir hyd yn oed lle gallai busnes bach fod yn negodi cytundeb gyda chwmni llawer mwy. Fodd bynnag, mae'n bosibl herio cymalau sy'n hynod annheg, megis ymgais gan barti i wahardd yn llwyr unrhyw rwymedi am dorri'r cytundeb.

Os oes angen unrhyw gyngor arnoch ar Delerau ac Amodau Busnes cysylltwch ag aelod o'n tîm cyfraith gorfforaethol a masnachol yn gyfrinachol yma neu ar 02920 829 100 am alwad gychwynnol am ddim i weld sut y gallant helpu.