Paratoadau ar gyfer y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yn magu momentwm

Gyda llai na thri mis i fynd cyn i'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) ddod i rym, dylai pob busnes bellach fod wedi dechrau paratoi ar gyfer cydymffurfio â'r gofynion llymach ar gyfer prosesu data personol.

Pan ddaw'r GDPR i rym ar 25 Mai, bydd deddfau diogelu data Prydain yn gweld y newid mwyaf ers i Ddeddf Diogelu Data 1998 ddod i rym. Bydd y newidiadau hefyd yn dod i rym yng ngweddill yr Undeb Ewropeaidd gan mai rheoliad gan yr UE yw'r GDPR. Fodd bynnag, mae Prydain eisoes wedi cyhoeddi y bydd yn parhau i gydymffurfio â'r GDPR ar ôl Brexit.

Rhai o'r newidiadau i'w cyflwyno yw:

  • Mae'r diffiniad o "gydsynio" i ddefnyddio data personol wedi'i gulhau, sy'n golygu na fydd hi'n dderbyniol i unigolion roi caniatâd drwy focsys ticio sydd wedi'u llenwi'n barod, na thrwy dderbyn telerau sydd wedi'u cuddio yng nghanol telerau ac amodau helaeth eraill.
  • Rhaid i sefydliadau fod yn agored ac yn dryloyw gydag unigolion am y ffordd maen nhw'n bwriadu prosesu data personol ac i ba bwrpas.
  • Bydd yn orfodol i rai busnesau benodi Swyddog Diogelu Data i oruchwylio'r gwaith o gydymffurfio â'r GDPR.
  • Bydd gofynion newydd yn gofyn am gadw cofnodion ysgrifenedig am benderfyniadau sy'n cael eu gwneud am brosesu data personol.
  • Bydd uchafswm y dirwyon ar gyfer yr achosion mwyaf difrifol yn codi i €20 miliwn, neu 4% o drosiant sefydliad, pa un bynnag sydd uchaf.

Yn ymarferol, er mwyn i fusnesau gydymffurfio â'r GDPR, bydd angen iddyn nhw asesu'r holl ddata personol sydd ganddyn nhw (gan gynnwys cronfeydd data marchnata a gwybodaeth am weithwyr presennol a blaenorol) i weld a oes ganddyn nhw reswm dilys o hyd dros ddal a phrosesu'r data. Os na, bydd angen dileu'r data os na ellir sicrhau cydsyniad o'r newydd gan bob unigolyn. Dylai busnesau hefyd adolygu a diwygio eu contractau cyflogaeth, eu contractau masnachol a'u polisïau, neu gyflwyno polisïau newydd; sicrhau bod eu staff yn cael hyfforddiant ar sut i drin data personol; a rhoi systemau ar waith ar gyfer cofnodi'r holl benderfyniadau sy'n cael eu gwneud.

Os hoffech fwy o wybodaeth ar y mater yma neu ar unrhyw fater arall, plis cysylltwch â’r tim Cyflogaeth ac Adnoddau Dynol.

Elwyn DaviesNewyddion